Dr Jean-Charles Leclerc
Président de la commission de labellisation
La gestion documentaire est un élément central dans la démarche qualité LABELIX et doit être organisée de manière pertinente et efficace.
Au début de la mise en place de la labellisation, les centres d’imagerie se rendent vite compte que de nombreux documents doivent être rédigés, en plus des documents déjà existants.
- Comment les organiser ?
- Faut-il s’équiper (ou pas) d’un logiciel de gestion de la qualité ?
- Est-ce indispensable ?
- Quels sont les apports de ces logiciels ?
- Enfin faut-il en profiter pour mettre en place une approche processus ?
J’espère que cette lettre LABELIX vous donnera des éléments de réponse !
Les différents logiciels utiles dans la démarche Labelix
L’informatique prend une place de plus en plus importante depuis quelques années dans la prise en charge des patients, que ce soit au niveau de la gestion des données patients et des images, des équipements et des stocks, de la gestion du personnel mais aussi au niveau de la démarche qualité.
La mise en place d’un système de gestion de la qualité (SGQ) informatisé n’est en rien une obligation mais permet à la structure d’organiser son système selon une démarche respectant le cycle d’amélioration continue. La plupart des SGQ permettent entre autres de mettre en place une approche processus par le biais d’une gestion structurée :
- De la documentation
- Des audits et évaluations
- Des évènements indésirables et réclamations
- Des revues et réunions
- Des enregistrements
Bien évidemment, la mise en place d’un tel système demande du temps, notamment lors de la mise en place. Les SGQ existants sur le marché ne sont pas des systèmes « clés en main » et ne doivent pas le devenir. Afin d’utiliser au mieux les fonctionnalités du système, il est indispensable de «personnaliser» l’outil lors de sa mise en place, en le paramétrant pour qu’il s’adapte au mieux à l’organisation de la structure (nombre de sites, effectifs, doits et autorisation, …) et en l’incrémentant de sa documentation et de ses trames d’enregistrements.
Cette étape est peut-être la plus importante et il est primordial de ne pas négliger la formation des équipes à l’administration, la gestion et l’utilisation de ce type d’outils.
Car par la suite, ce seront ces équipes qui feront vivre le système en l’alimentant et en le faisant évoluer. La finalité de ces logiciels étant d’obtenir un système de management de la Qualité pertinent et efficace, pour un service médical rendu optimal.
Comment organiser une gestion documentaire de manière efficace ?
Vous vous demandez comment vous allez organiser votre gestion documentaire… ? Vous savez que certains documents doivent être rédigés mais vous ne savez pas comment les organiser ? Alors cet article est fait pour vous …
Pour rappel, la gestion documentaire n’est rien d’autre que la structuration et la gestion efficaces de tous les documents et informations présents au sein de votre cabinet …
Avez-vous déjà entendu parler de processus ? Non ???!!! La mise en place de votre cartographie de processus est l’étape préalable à la construction d’un système qualité robuste. En effet, réaliser une cartographie des processus permet d’offrir une vision globale du fonctionnement de votre cabinet, depuis l’identification des besoins des parties intéressées (patients, médecins spécialistes, ASN, ARS, …) jusqu’à leur satisfaction.
Il existe trois grandes catégories de processus : les processus de pilotage, les processus de réalisation et les processus de support.
Les processus de pilotage
Les processus de management retranscrivent la stratégie des radiologues, les objectifs et permettent de piloter la démarche Qualité tout en assurant son amélioration continue.
Les processus de réalisation
Les processus de réalisation correspondent à votre cœur de métier : la prise en charge des patients.
Les processus de support
Les processus de support contribuent au bon déroulement des autres processus, en leur fournissant les ressources nécessaires, aussi bien matérielles qu’immatérielles. Ces processus regroupent la mise à disposition de matériel ou de ressources humaines, les achats, la facturation, … Vous devez donc identifier l’ensemble de vos processus support.
Il est important de bien distinguer ces trois grandes familles lors de la mise en place de la documentation des processus.
Vous avez mis en place votre cartographie ? Vous pouvez maintenant y associer votre gestion documentaire. En effet, vous pouvez désormais classer chaque document dans le processus correspondant (comme s’il s’agissait d’un intercalaire). Votre gestion documentaire est maintenant organisée !
Par exemple, je vais retrouver les fiches de fonction, les habilitations, … dans le processus « Ressources Humaines » ; la conduite à tenir en cas de panne, l’organisation des maintenances, des contrôles qualité, … dans le processus « Gestion des équipements » ; le nettoyage et la désinfection des sondes endocavitaires, la gestion des déchets, … dans le processus « Hygiène » ; la politique qualité, les revues de Direction, … dans le processus « Responsabilité de la Direction », …. Et ainsi de suite !
